Çalışanların “Ofis Masaları” : Gerçekten Dahi Olabilir Miyiz? Yoksa Dijital Çağın Hızından Dolayı Dağılıyor Muyuz?


Kalite ve İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri danışmanı olarak birçok firmaya aktif olarak hizmet vermekte yüzlerce çalışanla karşılaşmaktayım. Sistem kurarken en önemli kaynak olan insanı doğru değerlendirmek için ister istemez düzenlerinden yüz mimiklerine, ses tonlarından ofis kullanım düzenlerine kadar birçok parametreyi değerlendiriyoruz.

Geçen günlerde daha ilk tanışmamızda gerek fabrika gerek çalışanlar ve gerek yönetim bakımından beni çok etkileyen, iş zor olmasına rağmen oraya gideceğim günleri iple çektiğim firmam Sun Tekstil ve Dış Ticaret A.Ş ile iş analizi yaparken model hanede bulunan çalışanların masaları beni çok etkiledi ki dikim ve kesim işçileri de dahil herkes firma sahibi gibi işi benimsemenin yanı sıra çalışma alanlarını evlerinden daha da özenle düzenlenmişti.

Model hane şefi antikalara meraklı olduğundan çok güzel antika bir telefon almış ancak evde göremediği için masasına getirmiş ama süs olarak değil gerçekten bağlatmış ve görüşmelerini o telefondan yapıyor. Bu davranış biçimi; hemen Surrey Üniversitesi araştırma görevlisi olan psikolog Lily Bernheimer in masa düzeni verilerine göre çalışan türlerine ilişkin yaptığı akademik çalışmasını hatırlattı.

Sun Tekstil Modelhane

Model hane şefinin masasında ki düzene bakınca evet burasının kendisine ait olduğu mesajını aldım. Bunu ilan eden dominant bir karakter ancak dominantlığını bilgiden ve ekibini yönetme becerisini de sevgi ve saygıdan aldığı değişim ve gelişime açık olduğu da çok belirgindi. Çünkü rengârenk kalemleri, desenli kalemlikleri, özel kupası olan şefimiz gibi kişiler, renkli masaları ile renkli kişiliklerinin de sinyallerini veriyor. Bernheimer’a göre daha yaratıcı, yenilikçi ve entelektüel olan bu çalışanlar meraklı, dışa dönük ve sevecen tavırları ile fark yaratıyor. İş verimi yüksek olan bu kişiler için yenilikçi projeler iş sevgisini yüksek tutmaya yarıyor.

Bundan tam 4 yıl önce şu anda hayatımın tam merkezinde olan ev arkadaşım bana yerleştiği ilk 6 ay masamı, kütüphanemi hatta koltuğa yayılmış doküman ve kitaplarımı toplamak konusunda sürekli beni motive etmiş sonunda bir miktar başarılı da olmuştur. Elbette öz değişmemektedir.

İş yerimde genelde evimdeki çalışma alanlarıma nazaran daha toplu olsam da bilgim dışında masamın toplanması, tozunun alınması veya yarım bıraktığım çay ya da kahvenin kaldırılması motivasyonumu düşürmektedir. Çevremde herkesin yüzdesel olarak yarıdan fazlasının yaşam koçu, enerji uzmanı vb olduklarını düşünürsek sürekli akıl alıyor ama kendimi ifade edemediğimi düşünüyorum. Elbette bir yere kadar dağınıklık benim için gerekli; abartmadığım ve zihnim de dağılmadığı sürece kendi kodlama sistemim var. Sonra bilgilerimi tazelemek için yeniden bir araştırma yapayım nedir bende ki bu durum?Bilim ne düşünüyor? Sizler için derledim.

İş yoğunluğu dışında da sürekli dağınık masada çalışan insanlar birkaç gruba ayrılıyor, en iyi ihtimalle ya takıntılı bir mükemmeliyetçi ya da dahi. Dahi mi? Süper bir duygu derken araştırmalar aslında tam olarak öyle dememekteydi.

Öncelikle çalışanlara kendi çalışma alanlarını resim, bitki vb. şeylerle kişiselleştirme fırsatı tanındığı takdirde, çalışanlar kendilerini daha değerli ve tatmin olmuş hissediyor(Altınöz ve Göral, 2008).

Her ofis çalışanı, masasında kendi hakimiyet alanını oluşturmak istiyor. Masaların düzeni  tamamen çalışana bağlı olarak farklılaşıyor. Texas Üniversitesi psikoloji profesörü Sam Gosling, masa düzeni gibi göstergelerle sürekli kendimiz ve karakterimiz hakkında ip uçları verdiğimize vurgu yapıyor. Surrey Üniversitesi araştırma görevlisi olan Lily Bernheimer adlı psikolog ise akademik verilerden yola çıkarak beş farklı kişilik kategorize ediyor. Bernheimer’a göre masa düzenine dayalı kişilikler şöyle sıralanıyor:

  • Dışa Dönüklük,
  • Uzlaşmacılık,
  • Vicdanlılık,
  • Nevrotiklik (Duygusal Dengesizlik)
  • Deneyime Açıklık.

Bu tiplerin çalışma anlayışları, karakterleri ve iş yapış biçimleri farklılık gösteriyor. Masa düzeninden anlaşılabilecek bu kişiliklere özel çözümler üretilirse verimliliklerinin olumlu yönde değişeceği ileri sürüyor.

Kimileri son derece sade ve düzenli, kimileri fotoğraf ya da aksesuarlarla dolu çalışma masalarında; kimileri gün boyunca kulaklıktan müzik dinleyerek, kimileri de masalarını renkli ve kokulu mumlarla, oyuncaklar, kalemlerle hatta sürekli görmek istediği değerli eşyaları ile donatarak çalışıyor. Bir taraftan da oturarak değil ayakta çalışmanın daha sağlıklı ve verimli olduğunu iddia eden makaleler yayınlanıyor…

Xerox’un yaptığı bir araştırmaya göreyse ofislerde kullanılan renkler, ofis mobilyalarının düzenleniş şekli, masaların düzeni, eşyalar hem çalışanın kişiliği hem de o şirketin iş yapma şekliyle ilgili önemli ipuçları veriyor.

Yapılan araştırma sonucunda masa düzenin iş hayatında yükselme üzerinde oldukça etkili olduğu görülmüştür. Yöneticilerin % 70’i çalışma masası düzenli olan kişileri tercih ediyorlar. Ne kadar doğru bir değerlendirme kriteri tartışmaya açık.

Çünkü Minnesota Üniversitesi Psikoloji Bölümü’nün deneklerle çalışarak yaptığı ve Psychological Science Dergisi’nde yayımlanan araştırmaya göre, masa ne kadar dağınıksa yaratıcılık o kadar ortaya çıkıyor. Aynı şekilde Almanya’da tüketici araştırmaları dergisinde yayımlanan bir başka makaleye göre, her ne kadar şirket yöneticileri daha verimli bir çalışma ortamı için düzenli masa istese de dağınık masaların, kişilerin düşüncelerini daha basit şekilde ortaya koymasına olanak sağlayabildiği düşünülüyor. Birçok şeyle aynı anda ilgilenen ve dağılmadan hepsine yetişebilen dâhilerdir bunlar. Onların işlerine bulaşmamakta fayda var.


Eğer dağınık bir masa dağınık bir aklın işaretiyse, boş bir masa neyin işaretidir? Albert Einstein
Fotoğraf: Einstein’ın ofisi

Psikologlar ise daha önce dağınık değilken, bu hâle gelmiş çalışanlarda ya tükenmişlik ya motivasyon kaybı ya da depresyon gibi bir tablo olabileceğini düşündürüyor. Ek olarak  iş yerinin ve işin türüne göre dağınıklığın etkisi değişebilir. Yaratıcı bir mimarın veya yazarın, sanatçının imajına imaj bile katabilir. Düzgün, disiplinli bir mühendise ise itibar kaybı getirebilir. Kişisel eşyalarla dolu, biblolar ve çerçevelerle kaplı dağınık ama kendine özgü masalar dışa dönüklüğü ifade ediyor. Dağınıkların daha arkadaş canlısı olduğu vurgulanırken bu kişilerin oturma yerlerinin daha merkezde olduğunu belirtiyor. Akışın fazla olduğu masaları seçen dışa dönükler, aktif ve meşgul özellikleri ile iş dünyasına hareket katıyor. Onların iş verimliliğinin artması için merkezi konumlar kullanılabiliyor. Diğer sonuçlar ise şu şekilde sıralanabilir:

  • Ertelemeyi sevenlerin masaları düzensiz.
  • Az eşyalı ofislerin verimliliği daha yüksek.
  • Çalışma masasında aile ve arkadaş fotoğrafı olmayanlar muhafazakâr.
  • Masasının etrafında ilham veren sözler, yazılı notlar olanlar hata yapmak ve eleştirilmek istemiyor.
  • Özenli not tutanlar daha disiplinli ve planlı çalışıyor.
  • Çalışma ortamında çiçek, kokulu mum ve tütsü gibi objeler bulunduranlar, atmosfer değiştirmek istiyor.
  • Çalışırken müzik dinlemeyi tercih edenler işi keyifli kılıp konsantre olmaya çalışıyor.
  • Masası biblo, aksesuarlarla dolu olanlar, çalışma ortamıyla duygusal bağ kurmak istiyor.

Avrupalı ünlü psikolog Cary Cooper’ın araştırmalarına göre, ofislerde masa düzeni açısından 5 ayrı kişilik bulunmaktadır. Araştırma kişilerin ofis masalarını düzenleme şekilleri ile karakterlerini ilişkilendirmektedir. Cooper’a göre ofiste bulunan 5 kişilik şu şekilde sıralanmaktadır;

1- Ofis Animatörleri

Genellikle karmaşık bir masaya sahiptir. Masaları üzerinde oyuncak, karakter figürleri, renkli ofis eşyaları gibi objeler sergilemeyi severler. Bu karakterler genelde ofis içinde sevilir, takım çalışmalarında başarılıdırlar fakat ciddiye alınmamaktan şikayet ederler.

2- Düzen Fanatikleri

Düzen fanatiklerinin masaları her daim çok toplu ve temizdir. Bu karakter çoğu zaman masalarına gösterdikleri özeni işlerine de gösterirler. Ofis içerisinde güvenilir karakterlerdir fakat çoğu zaman duygularını gizli tutarlar.

3- Aile Düşkünü

Cooper’ın araştırmalarına göre, masasını aile ve arkadaş fotoğrafları ve hatıra eşyaları ile dolduran ofis karakterleri, genellikle; tutarlı ve vefalı olarak algılanıyorlar. Ailesine ve arkadaşlarına değer veren kişiler olarak tanınan bu karakterler, ofis içerisinde herkesin güven duyduğu kişilerdir.

4- Tasarım Severler

Tasarım sever karakterler, stil sahibi, özgün ve tasarım ürünlere masalarında yer vermekten hoşlanırlar. Dış görünüme önem verirler. Aynı özeni, bu karakterlerin giyimlerinde de görebilirsiniz. Tasarım severler genellikle, hırslı, tutuğunu koparan ve iş hayatında profesyonellikten yana kişilerdir. Bu karakterler genellikle duygularını dile getirmekten kaçınırlar.

5- Karmaşık Dahiler

Masaları her zaman büyük bir karmaşıklık içerisinde olan bu karakterler, anlık yaşayan ve heyecanlı kişilerdir. Ofis içerisinde pek güvenilir karakterler olarak tanınmazlar. Fakat bu karakterler arasından gizemli dâhiler çıkabilir.

Ankara Büyükşehir belediyesinda masa başı çalışanların çalışma ortamının fiziksel uygunluğunun performansları üzerine ekilerine ilişkin 2010 yılında Hacettepe Üniversitesi tarafından yapılan bir çalışmada: Çalışanlar aşırı yoğun ve iş yükünün fazla olduğu günlerde reaksiyon hızlarının azaldığını  çok stresli olmalarından dolayı işe dikkatlerini vermede zorlandıkları için masalarının çok dağıldığını ve bundan dolayı ek performans sergilediklerini belirtmiştir.

NEC-Mitsubishi 2005 yılında ofis çalışanları üzerinde bir araştırma yaptırmış ve sonra dünya genelinde milyonlarca çalışanın Dağınık Masa Sendromu  (Irritable Desk Syndrome)yaşadığı iddia edilmiş. Araştırmaya katılan 2 bin kişi, kendilerini, iki yıl öncesine göre masalarına daha bağımlı hissettiklerini söylemiş. Yüzde 40’ı masa üstündeki kağıt fazlalığından şikayetçi, ama bu durumu değiştirmek için bir şey yapmaya da çalışmıyor. Sendromun nedeni, uzun çalışma saatleri, dağınık masalar, yanlış oturma şekli. Belirtileri; kronik boyun ve bel ağrısı, üretim kaybı, işle ilişkinin bozulması. Şirket, sık mola vermenin ve masaları biraz kişisel hale getirmenin, semptomları hafifletmede faydalı olacağını söylemiş.

Karar sizin…

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s