Toplantı Yönetimi


Neden Toplantı Yönetimi?

zaman

“ZAMANI HARCAMAK, YAŞAMI HARCAMAKTIR.”

Toplantılar bir şirket içindeki en önemli iletişim araçlarındandır. Toplantıları sadece bilgi alışverişi olarak değerlendirmek hatalı olur. Toplantılar bilginin çoğaldığı, üretildiği ortam olarak da ifade edilebilir. Ancak amaç sık sık bir araya gelip toplantı yapmak için toplanmak değil, önceden belirlenmiş amaç ya da amaçlar doğrultusunda etkili ve verimli toplantılar yapmak olmalıdır.

Toplantılar aşağıdaki hedefler doğrultusunda düzenlenmiş olabilir:

  • Katılımcıları belli bir konuda bilgilendirmek
  • Fikir ve deneyimleri paylaşmak
  • Karar almak
  • Problem çözmek
  • Ekip ruhu oluşturmak ve ekibe güven sağlamak
  • Motive etmek, personel verimliliğini ve etkililiğini arttırmak
  • Stratejik planlama yapmak, iş ve görev dağılımı yapmak
  • Yeni fikirler ya da yaklaşımlar geliştirmek
  • Belli bir konuda ikna etmek
  • Olumlu ve olumsuz geri bildirim almak
  • Eğitmek ve geliştirmek

Toplantı Gerekmeyen Durumlar:

  • Kişisel konular
  • Verilerin yetersiz olduğu veya iyi hazırlık yapılmadığı durumlarda
  • Bir telefon, kısa not veya özel görüşmeyle halledilebilecek konularda
  • Bazı grup üyelerine açıklanmaması gereken gizli konularda
  • Kararı peşin olarak verdiğiniz durumlarda
  • Toplantıya götürülmeyecek kadar önemsiz olan konularda
  • Grup üyeleri arasında fazla kırgınlık veya düşmanlık olduğu, bunun giderilmesi ve beraber çalışabilmeleri için zamana ihtiyaç duyulduğu hallerde

Verimsiz Toplantıların Nedenleri

images

Verimsiz toplantıların olası nedenleri arasında aşağıdaki maddeleri saymak mümkündür:

  • Toplantı amacının olmaması ya da iletilememesi
  • Gündem yokluğu
  • Geç gelenlerden dolayı ilerleyememe
  • Toplantı amacı ve gündeminin, toplantı öncesi katılımcılara gönderilmemesi
  • Bitiş zamanı belirsizliği
  • Konu ile ilgili kişilerin yokluğu \ ilgisiz kişilerin varlığı
  • Toplantı yöneticisinin, toplantıyı etkili yönetememesi
  • Bir karara ulaşılamadı duygusu
  • Üst düzey yöneticilerin toplantı gidişatına etkileri
  • Toplantı zaman ve mekanının doğru seçilmemesi

Verimsiz Toplantıların Katılımcılar Üzerindeki Etkileri

Düzenli olarak toplantıya katılan profesyonellerden itiraflar arasında toplantı sırasında hayal kurmak, toplantıları kaçırmak, toplantıların bazı bölümlerini kaçırmak, toplantı sırasında başka işlerle ilgilenmeye rastlanabiliyor.

images-4Verimsiz toplantıların bazı direkt etkileri arasında;

  • Toplantılar daha uzun sürer, daha az etkilidir ve daha az sonuç elde edilir.
  • Amaçlara ulaşmak için daha fazla sayıda toplantıya ihtiyaç duyulur.
  • Etkisiz toplantılarda çok fazla zaman harcanmasından dolayı çalışanların günlük işlerine daha az zaman kalır. Çalışanların üretken zamanlarını çalar.
  • Etkisiz toplantılar tüm çalışanlarda hayal kırıklığı yaratır.
  • Etkisiz toplantılarda üretilen bilgiler gerektiği gibi kullanılamaz.
  • Verimsiz toplantıların organizasyonlara maliyetleri her sene milyarlarca lirayı bulmaktadır.

Etkili Toplantıların Kazandırdıkları

images-3Etkili toplantıların kazandırdıkları arasında aşağıdakiler örnek olarak gösterilebilir;

  • Kişiler arası, departmanlar arası ve şirket içi iletişim ve bilgi akışının gelişmesi,
  • Katılımı sağlanması,
  • Problemlerin doğru tespiti ve etkili çözüm üretilmesi,
  • Hızlı ve doğru karar alma,
  • Yaratıcılığın artması,
  • Birlikte öğrenme ortamının yaratılması,
  • Ve tüm bunların sonucunda karşılıklı güven, iş birliği ve ekip ruhunu oluşturulması.

Toplantı Süreci

Toplantı süreci; toplantı öncesi, toplantı esnası ve toplantı sonrası olarak üç ana başlık altında incelenebilir.

1. Toplantı Öncesi

Toplantının başarısı ön hazırlıkların ne düzeyde gerçekçi ve tam olarak yapıldığı ile yakından ilgilidir. Toplantı öncesi hazırlıklarda büyük ölçüde gündem ile ilişkilidir.

1.1 Toplantı Kararının Alınması 

1.2  Toplantı Hedefi

1.3 Toplantı Gündemi

Gündem, yapılacak işler olarak tanımlanabilir. İyi planlanmış bir gündem, katılanların beyinlerinin istenen amaçlara ulaşma üzerinde yoğunlaşmasını sağlayan değerli bir araçtır. Bir bakıma, herkesin başvuracağı bir toplantı haritasıdır. Toplantı gündeminde “Kim/ Kimler”, “Nerede”, “Ne zaman”, “Hangi Amaçla”, “Hangi Araç-Gereçler” gibi soruların son derece dikkatli biçimde yanıtlanması gerekir.

Yazılı bir gündem herkese toplantıdan önce, toplantı sırasında ve sonrasında ne yapacağı üzerinde odaklanmasını sağlar. Gündemi, toplantı tarihinden önce katılımcılara ulaştırılması gerekir. Olası katılımcılardan belirlenen tarih ve saatler arasında toplantıya katılıp katılamayacaklarını bildirmelerini isteyin. Katılamayacaklar ise mazeretlerini de bildirmelerini isteyin.

Gündemin Faydaları

  • Toplantı öncesi katılımcılardan ve toplantıdan beklentiler hakkında bilgi verir.
  • Aşağıdaki konular hakkında önemli bilgiler iletir:
  • Tartışma konuları
  • Her konunun sunucusu veya tartışma lideri
  • Her konu için ayrılan süre
  • Toplantının ana hatlarını verir.
  • Her konu üzerinde durulup durulmadığının kontrolüne yardımcı olur.
  • Toplantı öncesi katılımcılara gönderilmiş ise, katılımcılar toplantıda hangi konuların konuşulacağını bilebilirler. Bu da onlara tartışma ve alınacak kararlara hazırlıklı gelme şansını verir.
  • Toplantı sırasında konuya odaklanmaya destek olur. Toplantının amacı gündemde açıkça belirtilmiş olmalıdır.
  • Toplantı esnasında toplantı yöneticisinin aracılığıyla toplantının yönlendirilmesini sağlayan bir senaryo biçimini alır.
  • Toplantı sonrasında başarının ölçülmesinde değer standardı olarak kullanılır.

Gündem İçeriği

  • Toplantının Başlığı

Toplantının başlığı, tartışılacak ve üzerinde yoğunlaşılacak konuları açıklığa kavuşturur. Katılımcıların katılacakları toplantıları birbirinden ayırt etmelerini sağlar. Gündemi genişletmek ya da sınırlandırmak ve davet edilmesi gereken diğer kişiler hakkında yeni fikirler verir.

  • Toplantı tarihi

Konunun aciliyeti, önemi ve katılımcıların programları tarih belirlemeyi etkiler.

  • Toplantının başlangıç ve bitiş saati

Toplantıya katılacak kişiler bir saatlik bir toplantıyı kabul ettiklerinde, toplantının bir saat sonra bitmesini beklerler ve gün içerisindeki diğer işlerini buna göre ayarlarlar.

  • Toplantı mekanı

Çevre faktörleri, kişiler arası iletişimi etkileyen önemli faktörlerdendir. Toplantı mekanını kullanmak için rezervasyon yaptırmak gerekebilir.

  • Toplantıya katılamayanların özürleri

Toplantıya katılanlar, katılamayanların neden katılamayacaklarını bilmek isterler. Kafalarında soru işareti kalmış bir halde toplantıya devam etmek toplantı etkinliğini azaltabilecektir.

  • Bir önceki toplantı tutanağı

Belirli periyotlarla yapılan toplantılarda bir önceki toplantı tutanağının önceden katılımcılara gönderilmesi ve toplantı sırasında üzerinden geçilmesi, katılımcıların zihinlerinde toplantıların birleştirilmesini sağlar.

  • Katılanlar
  • Toplantı yöneticisinin ismi
  • Katılımcıların isimleri
  • Toplantı konularından kimin hangi konuyla ilgili olduğunun belirtilmesi
  • Gündem maddeleri
  • Bir sonraki toplantının tarih \ başlangıç ve bitiş saati \ mekanı

Periyodik olarak yapılan toplantılarda aylık olarak toplantı tarihlerini belirlemek, katılımcıların kendi programlarını ayarlamaları bakımından faydalıdır.

Gündem Maddelerini Oluştururken

Gündem için gerekli maddeleri bir araya getirirken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

  • Rutin maddeleri, toplantının başlangıcına yakın bir yere yerleştirin.
  • Katılımcıların rahatlıkla takip edebilecekleri mantıklı bir sıralama toplantının yönetilmesini kolaylaştırır. Maddeler arasında fazlaca gidip gelmek konsantrasyonu azaltan bir unsurdur. Bir maddeyi bitirince başka bir maddeye geçmek gerekmektedir.
  • Birbirine bağlı maddeleri bir arada tutun.
  • Acil ve önemli konular arasındaki dengeyi kurun. Az iş gerektiren acil maddeleri toplantının başına yerleştirin. Daha yakın ve uzun dikkat gerektiren önemli maddeleri grubun fiziksel ve zihinsel olarak en üst düzeyde olduğu toplantının ortasına yerleştirin. En kolay maddeleri ise en sona koyun.
  • Toplantının yalnızca belli bir kısmına katılacak olanlar var ise konu sıralamasında bunu da dikkate alın.
  • Zor ya da tartışmaya yol açabilecek maddeleri toplantının ortasına yerleştirin.
  • Katılımcıların görüş ve önerilerini dikkate alın.

Toplantı tarihinden iki gün önce gönderdiğiniz gündemin sonuna katılımcıların toplantı gündeminde konuşulmasını istedikleri başka konu olup olmadığını sorun. Bu, toplantı esnasında sürpriz gündemlerin ortaya çıkmasını azaltacaktır.

  • Her madde için süre ve konuşmacıyı belirleyin.

1.4 Katılımcılar

Toplantının hedefi,  toplantıya kimlerin katılacağını ve katılımcı sayısını belirler.

1.5 Ön bilgilendirme

Katılımcılara toplantı öncesi göndereceğimiz bilgiler arasında;

  • Toplantının hedefi
  • Toplantı gündemi
  • Toplantı mekanı / Gün / Zamanı
  • Toplantının hangi bölümlerine katılacağı
  • Toplantıda kendisinden beklentiler (sunuş ve süresi, rapor ve konusu vs.)

1.6 Süre

Toplantı zamanının etkin kullanımı için;

  • Katılımcılara önceden gönderdiğiniz gündemde toplantının zamanında başlayıp biteceğini vurgulayın.
  • Toplantıdan önce hatırlatıcı bir not gönderin.
  • Kendiniz de toplantıya zamanında gelin.
  • Toplantı başladığında kapıları kapatın.
  • Kapının üzerine içeride devam eden toplantının başlangıç ve bitiş saatlerini içeren bir not asın.
  • Toplantı biraz geç başlasa bile, zamanında bitirin.
  • Geç kalanlar için bir ceza sistemi oluşturun.
  • Toplantı sırasında düşüncelerinizi net bir şekilde ifade edin ve konu ile ilgili sorular sorun.

1.7 Mekan

Toplantı mekanı özelliklerinin, toplantının verimliliği üzerinde etkisi vardır.  Bu özellikler arasında aşağıdaki maddeler belirtilebilir.

  • Akustik
  • Isıtma / Işıklandırma / Havalandırma
  • Oturma düzeni
  • Sandalyeler (miktar ve konfor)
  • Masalar (büyüklük ve düzen)
  • Donanım / Elektrik prizleri
  • Güvenlik (ince duvarlar)
  • Oyalayıcılar (telefon, klima, gürültü, manzara)

 1.8 Görsel Araç Kullanımı

Görsel araç kullanımı,

  • Katılımcıların dikkatinin toplantı konuları üzerinde toplanmasını,
  • Sunumların görsel ve işitsel unsurlarla desteklenmesini,
  • Toplantıda vermek istediğimiz mesajların kolayca hatırlanmasını sağlar.

2. Toplantı Esnasında

images-2

  • Toplantı kurallarının belirlenmesi
  • Gündem üzerinden gidilmesi
  • Toplantı yöneticisinin rol ve sorumlulukları
  • Etkin zaman kullanımı
  • Katılımcıların rol ve sorumlulukları
  • Toplantı sonrası için bir hareket planı oluşturulması
  • Toplantı tutanağının tutulması
  • Toplantının bitirilmesi 

2.1 Toplantı Kuralları Arasında…

  • Empati
  • Belirli aralıklarla ara vermek
  • Söze, “Yanlış düşünüyorsun” gibi ifadelerle başlamamak
  • Değişik bakış açılarını teşvik etmek
  • “Doğru” ve “Yanlış” gibi ifadelerle yargılamamak
  • Toplantı hedefini unutmamak
  • Geri bildirimi teşvik etmek
  • Rahatlatıcı bir ortam yaratmak
  • Güven ortamını sağlamak (konuşulanların toplantı mekanı dışına taşınmaması) çok önemlidir.

2.2 Toplantı Yönetim Becerileri

indirToplantı yöneticisi; bir toplantıyı başlatan, yapılandıran ve yöneten kişidir. Toplantı yönetim becerileri arasında;

  • Etkili iletişim
  • Sen Dili / Ben Dili kullanımına dikkat edilmesi
  • Olumlu beden dili kullanılması
  • Toplantı amacı ve gündeme göre, toplantı yöneticiliğinin dönüşümlü olması
  • Katılımın sağlanması
  • Soru sorma becerilerinin kullanılması

Bir toplantının verimli olabilmesi için soru sorma tekniklerinin etkin bir şekilde kullanılması gerekir.

Soru sorarken,

  • Konu odaklı olmak
  • Kişiselleştirmemek
  • Kapalı ve açık uçlu soruları dengelemek önemlidir.
  • Motivasyonun sağlanması
  • Bilgi toplama ve problem çözme tekniklerinin kullanılması
  • Beyin fırtınası
  • ABC analizi
  • Zor katılımcılarla baş etme tekniklerinin kullanılması

Toplantılardaki 4 Farklı Katılımcı Tipi

Aşağıda yer alan 4 farklı katılımcı tipi kişilik özelliği değil, birer davranıştır. Toplantıların etkili ve verimli olması için toplantı sırasında 4 farklı davranış tarzının da ortaya çıkması gerekir. Katılımcıların farklı tipleri canlandırma becerilerini geliştirmeleri de ilave edilmesi gereken bir başka önemli konudur.

  • Harekete geçiren

Yeni bir fikri ortaya atar ve grubu harekete geçirir. Karar alınmasına katkıda bulunur.

  • Takip eden

Harekete geçiren kişiyi onaylar ve destekler.

  • Muhalefet eden

Farklı fikir ve bakış açılarını ortaya koyar. Alternatiflerin gözden geçirilmesini sağlar.

  • Kolaylaştırıcı

Tartışmalarda uzlaşmaya varılması için destek olur.

Toplantı Sırasında Olası Senaryolar

  • Tez – antitez

Harekete geçiren ve muhalefet eden tipler vardır. Karşılıklı tartışma gözlenir.

  • Aşırı uyum

Harekete geçiren ve takip edenler vardır. Harekete geçirenin her dediği sorgulanmadan kabul edilir.

Zor Katılımcı Tipleri

toplanti

  • Geç gelen
  • Çok konuşan
  • Konuyu saptıran
  • İlgi çekmek isteyen
  • Sessiz
  • İlgisiz
  • Yanındakilere fısıldayan
  • Şakacı
  • Engelleyen
  • Saldırgan
  • Şüpheci
  • Israrcı

Zor Katılımcılarla Baş Etme

  • Soru sormak
  • Örnek istemek
  • Doğru vurgulama yapmak
  • Soğukkanlılığı korumak
  • Olumlu noktalar üzerinde odaklanmak
  • Doğru iletişim ortamını seçmek
  • Gerçeklere bağlı kalmak
  • Tarafsız bir uzlaşmacıdan yardım istemek

Katılımcıların Rol ve Sorumlulukları

  • İletişim kurmak
  • Etkin dinlemek
  • Yargılamamak
  • Açıklık
  • Katılımcı açıklık
  • Düşünce açıklığı
  • 4 katılımcı tipten her birini gerektiği yerlerde canlandırmak.

Toplantı Tutanağının Tutulması

Toplantı tutanağını kimin tutacağına karar verildikten sonra, toplantı tutanağının aşağıdaki kriterlere göre tutulması etkinliği artıracaktır.

  • Doğru ve tam
  • Nesnel
  • Kısa ve öz
  • Anlaşılır
  • Belirlenmiş firma standartlara uygun

3. Toplantı Sonrası

  • Alınan görevlerin kişisel zaman planlamasına yerleştirilmesi
  • Toplantı kararlarının
  • Katılamayanlara
  • İlgili astlara iletilmesi
  • Toplantıda alınan kararların takibi

GÖRÜŞLERİN YÖNETİMİ :

Başkanın açık sözleri toplantının ilk girdisidir. Görüşlerin doğru yönde gelişmesi onlara bağlıdır. “Buzlar kırılmalı, katılanlar rahatlatılmalı ancak toplantıya hemen ciddi ve amaca dönük bir hava verilmelidir.”

Başlangıç Soruları :

Esas toplantı, başkanın katılanları görüşlerini açıklamaya davet etmesi ile başlar. Bu davet eldeki konunun rahatlıkla tartışılabilecek bir yönü hakkındaki bir soru şeklinde olur. Belirli bir hedefi olmayan veya katılanları ürküten kapsamlı sorular uygun değildir. Örneğin “Bu problem hakkında ne yapalım?” şeklindeki genel bir soru sıkıntılı bir sessizlikle karşılanabilir.

Görüşmelere katılma :

Görüşmeler başladıktan sonra başkan ancak aşağıdaki hallerde müdahale etmelidir.

Grubu ana konuya yöneltmek,

  • Bir görüşü açıklamak veya yorumlamak,
  • Bilgi vermek,
  • Sıkılgan üyeleri görüşmelere katmak,
  • Çok konuşanlara engel olmak,
  • Yararsız münakaşaları susturmak,
  • Ara özetlemeleri yapmak.

Görüşmelerin artık yeni bir şey getirmeyeceğini anlayan bir başkan ayrılan zaman bitsin bitmesin toplantıyı sona erdirmelidir. Ayrıca görüşmeleri iyi bir şekilde özetleyebilmek için gerekirse not da tutulmalıdır.

Kapanış :

Son özeti yaparken önce toplantının amacının ne olduğunu bir kez daha tekrarlanmalıdır. Sonra bu amaca ne kadar yaklaşıldığı değerlendirilir. Başkan neticeyi gruba mal etmeli ve her şeyi kendisi yapmış gibi gözükmemelidir. Eğer azınlıkta kalanlar varsa onların görüşleri de kaydedilmeli, ancak çoğunluğun başka türlü düşündüğü belirtilmelidir.

GEREKLİ DURUMLARDA TOPLANTIYI KONTROL ALTINDA TUTMAK İÇİN KULLANILACAK TAKTİKLER

 GÖRÜŞMELER KONTROLDEN ÇIKARSA :

  1. Ayağa kalkın. Masanın başında yapılan bu hareket dikkatleri başkana çekecektir.
  2. Kara tahtayı kullanın.
  3. Kontrol dışına çıkmış olan üyeye bir soru sorun.
  4. Gruptaki en saygı değer üyeye bir soru sorun.
  5. Gözlerinizi kullanın. Gözlerinizi kontrol dışına çıkmış olan üyeye dikerek onun dikkatini çekip, susmasını sağlayabilirsiniz.
  6. Konunun yeni bir safhasına geçin.
  7. Nazik fakat otoriter bir tavırla üyelere çağrıda bulunun.

ÜYELER KONUYU DAĞITARAK AMAÇTAN UZAKLAŞIRLARSA :

  1. Direkt olarak tartışmanın problemle olan ilgisini sorun.
  2. Dağılmış olan konuşmaları yavaş yavaş ana konuya yaklaştırın. Üyelerin sözlerine yeni bir biçim vermek başkanın en önemli görevlerinden biridir.
  3. Ana konuyla ilgili yeni bilgiler verin.
  4. Tartışmaları özetleyin.
  5. Görüşme planını dikkatle hazırlayıp üyelere de bildirin ve bu planı titizlikle uygulayarak bu tür sapmaları önleyin.

TOPLANTIDAKİLER SUSARSA :

  1. Birisine cevaplayabileceğinden emin olduğunuz bir soru yönelterek görüşmeleri yeniden başlatın.
  2. Önce “Evet” veya “Hayır”la cevaplandırılabilecek bir soru sorun. Cevabı alınca “Niçin?” diye devam edin.
  3. Grubu ilgilendirecek bir soru sorun.
  4. Grubu kızdıracak veya üyelerden birini sıkıntıya sokacak herhangi bir soru sormaktan kaçının.

ÜYELERDEN BİRİ BAŞKANA KARŞI ÇIKARSA :

  1. Sorularının veya itirazlarının diğer üyelerce cevaplandırılmasına izin verin.

ÜYELER ARASINDA SERT BİR TARTIŞMA ÇIKARSA :

  1. Açıklamalarda bulunarak veya görüşmeleri özetleyerek herkesin yatışmasını bekleyin.
  2. Bir soru sorarak araya girin.
  3. Son konuşanın sözlerini tekrarlayın.
  4. Münakaşa konu ile ilgili ise, tartışmacılara roller vererek görüşlerini belirtmelerine imkan verin.

BİR VEYA BİRKAÇ ÜYE SIKILGANSA :

  1. O kişinin cevaplandırabileceği soruları sorun.
  2. İyi bir şey söylediği zaman o kişiyi övün.

BİR ÜYE DEVAMLI BAŞKANIN VEYA DİĞER BİR ÜYENİN GÖRÜŞLERİNE KARŞI ÇIKARSA :

  1. Düşmanlığın sebebini öğrenmeye çalışın.
  2. Görüşlerini değişik şekilde ifade ederek daha yumuşak hale getirin.
  3. Görüşlerini tartışma konusu yaparak diğer üyeleri ona karşı kullanın.
  4. Mümkünse, azınlıkta olduğunu gösterin.

GÖRÜŞÜLEN KONU ÜYELERİN YETKİLERİNİ AŞIYORSA :

Görüşülmesinde yarar olmadığını bildirerek başka bir konuya geçin.

GRUPTAKİLER BAŞKA OLAYLARDAN DOLAYI HUZURSUZLUK DUYUYORLARSA :

  1. Görüşmelere mizah katarak onların huzursuzluklarını dağıtmaya çalışın.
  2. Sıkıntılarını açıklamalarına izin verin. Böylece biraz rahatlayarak görüşülen konuya eğilebilirler.
  3. Bu olayların olumlu önlerini göstermeye çalışın.

Zamanı etkin ve verimli kullanabildiğiniz, stratejik amaçlara hizmet eden toplantılar düzenlemeniz dileği ile…

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s